¿Cómo clasificar los documentos de una pequeña empresa?

Muchas empresas se preguntan cómo clasificar los documentos correctamente.

Dependiendo del tipo de empresa del que estemos hablando, manejará más o menos documentos y estos serán sobre todo de una determinada tipología. No tiene nada que ver el volumen de documentación que maneja un negocio de barrio que el de una gran empresa de distribución.

Es importante tener en cuenta también que, cuanto más pequeña sea la empresa, menor grado de penetración tendrá la tecnología y se manejará un mayor volumen de papel. Nuestro software de gestión documental será en todo caso una herramienta fundamental para poder clasificar nuestros documentos.

Qué documentos posee tu empresa y cómo clasificarlos

¿Qué tipo de documentos maneja la pequeña empresa? Si bien hay que tener en cuenta que la falta de digitalización conduce a un mayor volumen de documentos en papel, esto se puede solucionar si optamos por establecer un procedimiento para escanear los documentos en papel que recibamos y trabajar para reducir los papeles que se reciben.

Dicho esto, hay diversos tipos de documentos que la pequeña empresa tiene que manejar a través del conveniente sistema de gestión.

1. Documentos fiscales de la empresa. Todo lo relacionado con declaraciones de Impuesto de Sociedades, IVA, tributos locales, Seguridad Social, etc.

2. Documentos laborales. Nóminas, seguros sociales, partes de trabajo, etc. Dependiendo de la cantidad de trabajadores que haya en tu pequeña empresa, el volumen de documentos puede variar mucho.

3. Documentos financieros. Por ejemplo, contratos de préstamo o arrendamiento, tarjetas de crédito, liquidaciones de cuentas bancarias o justificantes de pago.

4. Documentación de la empresa. Datos de clientes, bases de datos de inventario, informes de ventas, presupuestos e información relacionada con tus productos y servicios.

5. Facturación y contabilidad. Albaranes, facturas, tanto expedidas como recibidas, y todos tus libros de contabilidad y documentos relacionados convenientemente ordenados.

Todos estos documentos deben estar clasificados en el programa de gestión documental de manera ordenada y separada. Tiene que ser fácil hacer una búsqueda y encontrar un documento determinado en poco tiempo, introduciendo tan sólo algún dato, por ejemplo el código del documento o la fecha en la que se realizó.

Además de tener los documentos bien ordenados, es imprescindible que tu empresa disponga de un procedimiento para clasificar la entrada de nuevos documentos. Es decir, si por ejemplo recibes una factura en papel de un proveedor con el que trabajas, lo correcto sería escanear el documento y/o darlo de alta en el sistema de gestión documental. De esta forma, no pasará desapercibido.

También tienes que solicitar a las empresas con las que trabajes que te envíen documentos digitales y no documentos en papel, de modo que puedas reducir la carga de trabajo administrativo.

¿Qué tipo de documentos guarda tu empresa y cómo los clasifica?

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